Datenschutzerklärung

TerminTelefon – KI-Telefonassistent für deutsche Unternehmen

Stand: April 2026 · Version: 1.0

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

TerminTelefon™
Project of LazyCode⋮Cologne (LCC)
Gunnar Mohr · Einzelunternehmen
Otto-Fischer-Str. 3
50674 Köln · Deutschland

E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 221 95019991
Website: termintelefon.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Gemäß § 38 BDSG besteht keine Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, da wir weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Für sämtliche Datenschutzfragen können Sie sich direkt an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen wenden.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur mit Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

4. Datenerhebung bei Anrufen

Wenn ein Anruf an Ihre TerminTelefon-Rufnummer eingeht, werden folgende Daten verarbeitet:

• Telefonnummer: Die Rufnummer des eingehenden Anrufs
• Anrufzeit: Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Anrufdauer: Dauer des Gesprächs
• Transkript: Automatische Verschriftlichung des Gesprächs

Zweck der Verarbeitung: Die Erfassung dieser Daten dient der Bereitstellung des KI-Telefonassistenten, der Protokollierung der Anruftätigkeit und der Verbesserung der Dienstleistung.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und zur Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. KI-Sprachverarbeitung

Für die Sprachverarbeitung des KI-Telefonassistenten nutzen wir Ultravox AI. Die Audioaufnahmen der Anrufe werden an die Ultravox API übermittelt, um Spracherkennung, Verständnis und KI-generierte Antworten zu ermöglichen.

• Verarbeitete Daten: Audioaufnahmen der Anrufe, Transkripte, KI-generierte Antworten.
• Standort: Ultravox AI ist in den USA ansässig. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6. Google Calendar Integration

Sofern Sie die Google Calendar Integration aktivieren, erlauben Sie TerminTelefon den Zugriff auf Ihren verknüpften Google-Kalender. Termine, die während der Anrufe gebucht werden, werden automatisch in Ihren Google-Kalender eingetragen.

• Verarbeitete Daten: Kalenderdaten, Termininformationen, Erstellung und Änderung von Terminen.
• Datenübermittlung: Die Daten werden an die Google Calendar API übermittelt.

Rechtsgrundlage: Ihre explizite Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und die Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Google Sheets Protokollierung

Anrufdaten werden automatisch in Google Sheets protokolliert. Dies umfasst Telefonnummer, Anrufzeit, Anrufdauer und Transkripte.

• Verarbeitete Daten: Anrufdaten, Metadaten, Transkripte.
• Zweck: Protokollierung der Anruftätigkeit, Analyse und Verbesserung des KI-Assistenten.
• Datenübermittlung: Die Daten werden an die Google Sheets API übermittelt.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Cookies und Tracking

Wir verwenden auf unserer Website und in der App Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzung unserer Dienste zu ermöglichen und die Funktionalität zu verbessern.

8.1 Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unerlässlich. Sie ermöglichen Funktionen wie die Navigation zwischen Seiten und den Zugriff auf sichere Bereiche.

8.2 Google Analytics 4

Wir nutzen Google Analytics 4, um die Nutzung unserer Website zu analysieren und unser Angebot zu verbessern. Die Datenverarbeitung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

• Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
• Datenübermittlung: USA – EU-US Data Privacy Framework
• Einwilligung: Erforderlich, wird über Cookie-Banner eingeholt

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Weitere Informationen: Google Privacy Policy

9. Hosting und Infrastruktur

Wir setzen für den Betrieb von TerminTelefon folgende Infrastruktur-Dienstleister ein:

• MongoDB Atlas: Unsere Datenbanken befinden sich bei MongoDB Atlas (USA). Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Servern in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.
• Ultravox API: Die KI-Sprachverarbeitung erfolgt über Ultravox AI (USA). Audio- und Transkriptionsdaten werden an die Ultravox API übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.
• Telnyx: Für die Telefonie-Infrastruktur arbeiten wir mit Telnyx LLC (USA) zusammen. Anrufdaten und Metadaten werden über die Server von Telnyx verarbeitet. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen oder es liegen andere geeignete Garantien vor.

10. Drittland-Übermittlung (USA)

Bei der Nutzung von Dienstleistern wie MongoDB Atlas, Ultravox API, Telnyx und Google kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen.

Die Europäische Kommission hat einen Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) für die USA erlassen. Eine Übermittlung von Daten an Unternehmen in den USA ist auf Grundlage dieses Angemessenheitsbeschlusses zulässig, sofern sich die jeweiligen Unternehmen unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert haben.

Wir stellen sicher, dass unsere US-amerikanischen Dienstleister entsprechend zertifiziert sind oder wir andere geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO implementiert haben (z.B. Standarddatenschutzklauseln in Verbindung mit ergänzenden Schutzmaßnahmen).

11. Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Wenn Sie eines dieser Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an: [email protected]

12. Beschwerdestelle

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde in Deutschland ist:

Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn · Deutschland

Telefon: +49 (0) 228 997799-0
E-Mail: [email protected]
Website: www.bfdi.bund.de

13. Kontakt für Datenschutz-Anfragen

Für alle Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:

E-Mail: [email protected]